Ressourcenplanung in einer Mehrprojekt-Umgebung ist eine der wichtigsten Managementaufgaben und sollte daher sorgfältig angegangen werden.
Aufgrund der Matrixsituation, die eine Abstimmung zwischen Projektleiter und Linienorganisation erfordert, ist das Ressourcenmanagement besonders anspruchsvoll. Es wird oft als die Königsdisziplin des Projektportfolio-Managements bezeichnet.
Wer die hier genannten Empfehlungen beachtet, wird diese Herausforderung jedoch erfolgreich meistern.
Projekt- und Ressourcenmanagement sind zwei paar Stiefel
Es ist die zentrale Erkenntnis und zwingende Voraussetzung für eine funktionierende Ressourcenplanung: Die Ressourcenplanung darf nicht hart mit der Feinplanung der Projekte gekoppelt werden. Wer diesen Grundsatz nicht befolgt, wird sich Probleme einhandeln: Die beiden Aufgaben werden sich gegenseitig behindern oder gar blockieren.
Hier treffen verschiedene Interessen aufeinander: Einerseits die Projektziele des Projektleiters, andererseits das Ziel, eine gleichmässige Auslastung der Mitarbeiter zu gewährleisten, die weder zu hoch noch zu gering ist.
Die Lösung hierfür ist das Konzept der zwei Welten. Dieser Ansatz ermöglicht es sowohl den Linienmanagern als auch den Projektleitern, ihre Unabhängigkeit zu bewahren und zielgerichtet zu arbeiten.
Während die Projektplanung bis auf die Ebene einzelner Vorgänge (klassisches Projektmanagement) oder Tasks (agiles Management) detailliert wird, erfolgt die Ressourcenplanung auf einer höheren, groben Ebene der Projektstruktur.
Die Trennung der Ressourcenplanung von der Einzelprojekt-Detailplanung ist kein Versagen, sie zeugt von Weisheit.
Heinz Scheuring
Diese Trennung kann auf zwei verschiedene Weisen umgesetzt werden:
Die Projektplanung erfolgt vollständig von der Ressourcenplanung getrennt. In diesem Fall nutzen die Projektleiter Tools wie Microsoft Project, Excel, Jira oder andere Systeme zur Detailplanung.
Die Projektplanung findet im selben System wie die Ressourcenplanung statt, wobei die beiden technisch nur lose miteinander verbunden sind.
Für den zweiten Fall hat Scheuring das Konzept der Weichen Integration entwickelt. Dieses Konzept ermöglicht es, die beiden "Welten" lose miteinander zu verbinden. Der Projektleiter kann seine Projektplanung ändern, ohne die übergeordnete Ressourcenplanung zu beeinträchtigen. Das Projektportfolio-Management und die Projektplanung finden in unmittelbarer Nähe zueinander statt. Dadurch können sowohl der Linienmanager als auch der Projektleiter jederzeit ihren Planungsstand gegenseitig einsehen und abstimmen.
Planung auf grober Projektebene
Wer versucht, die Ressourcenplanung auf der Ebene von Tasks durchzuführen, wird daran scheitern. Dies liegt daran, dass die Planung und insbesondere die laufende Aktualisierung einen sehr hohen Aufwand erfordern, der auf Dauer nicht tragbar ist.
Das Ergebnis ist eine Scheingenauigkeit, die an der Realität vorbeigeht und zu Vertrauensverlust sowie Fehlentscheidungen führt.
Die Ressourcenplanung (rot) sollte daher auf einer groben Projektebene erfolgen: auf Projektphasen oder – in agilen Umgebungen – Releases. Kleine Projekte können auch direkt auf Projektebene geplant werden.
Auf der Ebene von Arbeitspaketen oder Tasks/Vorgängen (blau) sollte auf eine quantitative Ressourcenplanung verzichtet werden. Stattdessen sollte der Fokus auf der Planung von Terminen und Zuständigkeiten liegen.
Die Führungsrolle der Linienorganisation zuweisen
Projektleiter sind – in Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten – für die Planung ihrer Projekte verantwortlich. Dies umfasst auch die Einschätzung der Bearbeitungsaufwände.
Für die Ressourcenplanung, also die Entscheidung über die involvierten Mitarbeiter und die Zuteilung dieser Aufwände, tragen hingegen die Vorgesetzten der Mitarbeiter – Team- oder Abteilungsleiter – die Verantwortung.
Wer die Ressourcenplanung an die Projektleiter delegiert, wird keine verlässliche Planung erreichen. Die Gründe dafür sind vielfältig:
Nicht alle Projektleiter werden die Planung nach denselben Regeln und mit gleicher Verlässlichkeit durchführen.
Bei den bekannten Engpässen und Überlastungen müssen diese Konflikte aus der Perspektive der Linienvorgesetzten analysiert und in Zusammenarbeit mit den Projektleitern gelöst werden.
In die Ressourcenplanung müssen auch Aktivitäten ausserhalb der Projekte, wie das operative Geschäft, laufende Fachaufgaben und administrative Tätigkeiten, einfliessen.
Die Prozesse und Rollen sollten so gestaltet sein, dass die Linienvorgesetzten bei der Ressourcenplanung die Führung übernehmen.
Prozesse und Rollen zweckmässig definieren
Oftmals sind die Verantwortlichkeiten für die Ressourcenplanung nicht optimal verteilt.
Es ist ratsam, klare Prozesse und Rollen für die Ressourcenplanung zu definieren. Ein nützliches Hilfsmittel hierfür ist die sogenannte Projektportfolio-Management-Roadmap. Eine Diskussionsgrundlage dazu ist hier verfügbar.
Software: die richtige Kategorie wählen
Der Markt bietet Systeme an, die hauptsächlich auf die Planung und Steuerung einzelner Projekte ausgerichtet sind. Microsoft Project ist ein typisches Beispiel für diese Kategorie.
Einige dieser meist dateibasierten Systeme ermöglichen zwar die Zusammenführung mehrerer Projekte zu einem Projektportfolio und bieten in diesem Zusammenhang auch Ressourcenplanungsfunktionen an. Doch die Stärken solcher Systeme liegen in der Termin- und teilweise auch in der Kostenplanung der einzelnen Projekte.
Wer jedoch versucht, mit einem Projektplanungstool eine gesamte Projektlandschaft zu verwalten und damit auch die Multiprojekt-Ressourcenplanung zu unterstützen, wird scheitern. Um die Bedürfnisse des Linienmanagements und der Geschäftsleitung abzudecken, benötigt man ein System, das sich speziell auf das Projektportfolio-Management ausgerichtet ist. Dabei ist besonders auf praxisorientierte Fähigkeiten im Bereich der Ressourcenplanung zu achten.
Auf dem Markt existieren einige wenige Systeme, die stark auf das Ressourcenmanagement fokussieren. resSolution zählt dazu. Informationen zu resSolution finden sich
auf der Website www.ressolution.ch
auf der Demo-Plattfform, die Live-Einblicke in die Ressourcenplanung mit resSolution sowie weitere Anwendungsbereiche des Systems – Projektportfolio-Management, Projektplanung und -controlling gewährt.
resSolution basiert auf dem Konzept der zwei Welten und bietet die Möglichkeit der Projekt-Detailplanung mit dem Prinzip der weichen Integration an.
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