Ressourcenplanung in der Mehrprojekt-Umgebung zählt zu den zentralen Managementaufgaben. Entsprechend wichtig ist es, diese richtig anzugehen.
Aufgrund der Matrixsituation – der erforderlichen Abstimmung zwischen Projektleiter und Linienorganisation – ist Ressourcenmanagement anspruchsvoll. Ressourcenplanung wird auch als die Konigsdisziplin des Projektportfolio-Managements bezeichnet.
Wer die hier angeführten Fehler vermeidet, wird diese Hürde indessen meistern.
Fehler 1: Vollintegrierte Projekt- und Ressourcenplanung
Es ist der Kardinalfehler: Wer die Ressourcenplanung hart mit der Feinplanung der Projekte koppelt, wird sich Probleme einhandeln. Die beiden Aufgaben werden sich gegenseitig behindern oder gar blockieren.
Es prallen hier unterschiedliche Interessen aufeinander: die Projektziele des Projektleiters auf der einen, die Erreichung einer gleichmässigen, weder zu hohen noch zu geringen Auslastung der Mitarbeiter auf der anderen Seite.
Die passende Antwort darauf ist das Konzept der zwei Welten. Bei diesem Ansatz behalten Linienmanager und Projektleiter die Selbständigkeit, die ihnen zielgerichtetes Arbeiten ermöglicht.
Während die Projektplanung bis auf die Ebene von Vorgängen (klassisches Projekt-Management) oder Tasks (agil) heruntergebrochen wird, findet die Ressourcenplanung auf einer groben Ebene der Projektstruktur statt.
Die Trennung der Ressourcenplanung von der Einzelprojekt-Detailplanung ist kein Versagen, sie zeugt von Weisheit.
Heinz Scheuring
Diese Trennung kann auf die folgenden beiden Arten erfolgen:
Die Projektplanung erfolgt gänzlich getrennt vom der Ressourcenplanung. Die Projektleiter nutzen Tools wie Microsoft Project, Excel, Jira oder andere Detailplanungssysteme.
Die Projektplanung erfolgt im selben System wie die Ressourcenplanung, wird technisch jedoch nur lose an diese gekoppelt.
Für den zweiten Fall hat Scheuring das Konzept der Weichen Integration entwickelt. Bei diesem lassen sich die beiden «Welten» lose miteinander verbinden. Der Projektleiter ändert seine Projektplanung, ohne dass dies die übergeordnete Ressourcenplanung zerstört. Das Projektportfolio-Management und die Projektplanung erfolgen in unmittelbarer "Nachbarschaft". Die beiden Akteure – Linienmanager und Projektleiter – können ihren Planungsstand so jederzeit gegenseitig einsehen und abstimmen.
Fehler 2: Ressourcenplanung auf Vorgangs-/Taskebene
Wer versucht, die Ressourcenplanung auf der Ebene von Tasks durchzuführen, wird daran scheitern. Dies liegt daran, dass die Planung und ganz besonders die laufende Aktualisierung derselben einen sehr hohen Aufwand erfordern, was auf längere Dauer nicht durchzuhalten ist.
Das Resultat ist eine Scheingenauigkeit, die an der Realität vorzielt und zum Vertrauensverlust und zu Fehlentscheiden führt.
Die Ressourcenplanung (rot) sollte auf einer groben Projektebene erfolgen: auf Projektphasen oder – in agilen Umgebungen – Releases. Kleine Projekte können auch direkt auf Projektebene beplant werden.
Auf der Ebene von Arbeitspaketen oder Tasks/Vorgängen (blau) sollte auf eine quantitative Ressourcenplanung verzichtet werden, hier geht es um die Planung von Terminen und Zuständigkeiten.
Fehler 3: Ressourcenplanung in der Verantwortung der Projektleiter
Projektleiter sind – in Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten – für die Planung ihrer Projekt verantwortlich. Dies beinhaltet auch die Aufwand der Bearbeitungsaufwände.
Für die Ressourcenplanung, also die Entscheidung der involvierten Mitarbeiter und die Einlastung dieser Aufwände auf tragen indessen die Vorgesetzten der Mitarbeiter – Team- oder Abteilungsleiter – die Verantwortung.
Wer die Ressourcenplanung an die Projektleiter delegiert, wird keine verlässliche Planung erreichen. Die Gründe:
Nicht alle Projektleiter werden die Planung nach denselben Regeln und mit eiher hohen Verlässlichkeit durchführen.
Kommt es zu den bekannten Engpässen und Überlastungen, müssen diese Konflikte aus der Perspektive der Linienvorgesetzten analysiert und in Zusammenarbeit mit den Projektleitern gelöst werden.
In die Ressourcenplanung müssen auch Aktivitäten ausserhalb der Projekte, das operative Geschäft, einfliessen: laufende Fachaufgaben, administrative Tätigkeiten etc.
Die Prozesse und Rollen sind (siehe Fehler 4) so auszurichten, dass die Linienvorgesetzten bei der Ressourcenplanung den Lead übernehmen.
Fehler 4: Prozesse und Rollen sind nicht oder nicht zweckmässig definiert
Als Folge von Fehler 3 werden die Verantwortungen für die Ressourcenplanung nicht zweckmässig verteilt.
Zu empfehlen ist die Definition klarer Prozesse und Rollen für die Ressourcenplanung. Ein mögliches Hilfsittel hierzu ist die sogenannte Projektportfolio-Management-Roadmap. Eine Diskussionsgrundlage dafür ist hier verfügbar.
Fehler 5: Ressourcenplanung mit dem Projektplanungs-Tool
Der Markt bietet Systeme an, die primär auf die Planung und Steuerung des Einzelprojektes fokussieren. Microsoft Project ist ein typischer Vertreter dieser Kategorie.
Einige dieser meist File-basierten Systeme erlauben zwar die Zusammenführung mehrerer Projekte zu einem Projektportfolio und bieten in dem Zusammenhang auch Ressourcenplanungsfunktionen an. Doch die Stärken solcher Systeme liegen in der Termin- und fallweise auch Kostenplanung der einzelnen Projekte.
Wer hingegen versucht, mit einem Projektplanungstool eine ganze Projektlandschaft zu bewirtschaften und beabsichtigt, damit auch die Multiprojekt-Ressourcenplanung zu unterstützen, wird scheitern. Wer die Bedürfnisse des Linienmanagements und der Geschäftsleitung abdecken will, benötigt ein System, das sich dezidiert dem Projektportfolio-Management annimmt. Auf praxisorientierte Fähigkeiten im Bereich der Ressourcenplanung ist dabei ganz besonders zu achten.
Auf dem Markt existieren einige wenige Systeme, die stark auf das Ressourcenmanagement fokussieren. resSolution zählt dazu. Informationen zu resSolution finden sich
auf der Website www.ressolution.ch
auf der Demo-Plattfform, die Live-Einblicke in die Ressourcenplanung mit resSolution sowie in weitere Anwendungsbereiche des Systems – Projektportfolio-Management, Projektplanung und -controlling gewährt.
resSolution basiert auf dem Konzept der zwei Welten und bietet die Möglichkeit der Projekt-Detailplanung mit dem Prinzip der weichen Integration an.
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